BIỂU MẪU ĐỀ XUẤT
THEO OKR
CÔNG CỤ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC DÀNH CHO DOANH NGHIỆP & TỔ CHỨC
PHÁT TRIỂN BỞI RESPECT VIETNAM
Điều phối viên Chương trình Đào tạo Nguyễn Phương Hạnh
Tháng 09/2019
ĐẶT VẤN ĐỀ
BIỂU MẪU ĐỀ XUẤT THEO OKR
Tại sao cá nhân/tập thể nên đề xuất theo OKR?
Đề xuất OKR là một công cụ để doanh nghiệp ghi nhận ý kiến đóng góp của cá nhân/ tập thể đồng thời đánh giá được năng lực tư duy và hiệu quả làm việc của cá nhân/tập thể đó
Đề xuất OKR bao gồm 03 lợi ích cơ bản:
-
Tăng tính trách nhiệm:
-
Đề xuất OKR khuyến khích cá nhân/tập thể chịu trách nhiệm với ý kiến và đề xuất mà mình đưa ra một cách chính thức. Giảm thiểu ý kiến không chính thức, thiếu cam kết kiểu "lời nói gió bay".
-
-
Tăng tính chủ động:
-
Đề xuất OKR khuyến khích cá nhân/tập thể chủ động trong việc tuyên bố 20% công việc quan trọng nhất trong/ngoài trách nhiệm của cá nhân/ tập thể đó để đạt được 80% mục tiêu & kết quả đã đồng thuận.
-
-
Tăng sự hợp tác tích cực giữa cá nhân - đơn vị:
-
Đề xuất OKR hiệu quả sẽ tạo ra sự minh bạch, phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các cá nhân/ đơn vị, từ đó hạn chế tối đa tình trạng đỗ lỗi hoặc bất hợp tác.
-
-
Hướng đến sự cân đối chi phí - lợi ích:
-
Đề xuất OKR cần đảm bảo trình bày được chi phí thực hiện và lợi ích bằng tiền của đề xuất giúp lãnh đạo và cá nhân/ tập thể có căn cứ rõ ràng về tính khả thi của đề xuất, khả năng đồng thuận về về đề xuất, từ đó tránh mất thời gian và gây bất đồng ý kiến.
-
ĐỀ XUẤT OKR TRÊN BUSINESS CANVAS
Click vào ảnh dưới đây để xem nội dung chi tiết của Biểu mẫu Đề xuất OKRs trên Business Canvas
07 nội dung của đề xuất theo OKR
Quy tắc chung:
-
Số lượng và chất lượng của các đề xuất OKR trong 01 tháng/quý là căn cứ quan trọng nhất để đánh giá kết quả làm việc của cá nhân/đơn vị trong tháng/quý đó;
-
Cá nhân/đơn vị đề xuất phải chịu trách nhiệm với lãnh đạo về nguồn thông tin và tính xác thực của dữ liệu được sử dụng để đề xuất OKR;
-
Yêu cầu ký và/hoặc đóng dấu (nếu sử dụng văn bản) và đảm bảo phiên bản cuối cùng (nếu sử dụng phần mềm) vào đề xuất trước khi gửi lên, khi đánh giá, khi phê duyệt và khi đính kèm với bất kì báo cáo nào khác (Dành cho người đề xuất và người tiếp nhận đề xuất).
Đánh giá chung của người đề xuất:
-
Mức độ phù hợp của đề xuất OKR đơn vị so với OKR của công ty (trên thang điểm 5)
-
Tỉ lệ % chi phí so với lợi ích có được từ đề xuất OKR (trên thang điểm 5)
Thông tin chung về đề xuất:
-
Thông tin về cá nhân/ đơn vị đề xuất OKR
-
Số lần đề xuất OKR cần điều chỉnh
-
Chi phí/ lợi ích OKR cần điều chỉnh
Lý do đề xuất OKR:
-
Nguyên nhân chính khi xây dựng đề xuất OKR (Lựa chọn 1 trong 2 lý do sau)
-
Chưa từng có đề xuất tương tự
-
Có đề xuất tương tự nhưng chi phí cao hơn lợi ích
-
Mục tiêu & Kết quả chính của đề xuất OKR:
-
Hoạt động chính & nguồn lực chính để thực hiện đề xuất OKR
-
Chi phí (phân chia theo 03 loại) và lợi ích bằng tiền (nếu có)
Kế hoạch thực hiện nếu đề xuất OKR được phê duyệt:
-
Phân công trách nhiệm cho cá nhân/ đơn vị tham gia chính hoặc hỗ trợ đề xuất
-
Thời hạn dự kiến thực hiện OKR
Các tiêu chí đánh giá OKR:
-
Đề xuất OKR cá nhân/đơn vị có gắn với OKR đơn vị/tổ chức không?
-
Đề xuất OKR của cá nhân/đơn vị có mâu thuẫn, triệt tiêu OKR cá nhân/đơn vị khác không?
-
Chi phí đề xuất có thấp hơn lợi ích không?
-
Đề xuất OKR có gắn với sự hài lòng của khách hàng không?
-
Đề xuất OKR có mới & cao hơn hơn so với nhiệm vụ được phân công của cá nhân/đơn vị không? * Tiêu chí bổ sung (nếu có)
Các câu hỏi thường gặp
1. Có thể dùng đề xuất theo OKRs để đánh giá kết giá kết quả làm việc của cá nhân/tập thể thay KPI được không?
-
Tổ chức có thể tính điểm đề xuất theo OKRs của cá nhân/tập thể và sử dụng số điểm để đánh giá kết quả làm việc như KPI.
-
Cách tính điểm tuỳ thuộc vào quy định của tổ chức. Điểm của đề xuất theo OKRs nên được đánh giá theo chất lượng của từng lần đề xuất trên thang điểm 5 để đảm bảo tính khách quan và cân đối của điểm số.
2. Có quy định tối thiểu (về quy mô, thời gian thực hiện, chi phí,...) khi làm đề xuất theo OKRs không?
-
Để đẩy mạnh sự tham gia của nhân viên vào sự phát triển của tổ chức, không nên có quy định tối thiểu về bất kì tiêu chí nào khi làm đề xuất theo OKRs. Tuy nhiên, mỗi đề xuất dù nhỏ nhất cũng cần được đảm bảo tính khả thi và xác thực của thông tin.
3. Phải làm gì nếu như người lao động cho rằng không có vấn đề gì cần cải thiện/thay đổi?
-
Đây chính là mục tiêu tất cả các tổ chức muốn hướng tới, tuy nhiên trong thực tế thì "không có gì là hoàn hảo", tổ chức của bạn cũng vậy.
-
Trong trường hợp này, thay vì bắt ép hoặc ra lệnh để người lao động làm đề xuất thì tổ chức nên có những hình thức khuyến khích người lao động (dù chỉ là những đề xuất nhỏ) để đảm bảo ý nghĩa sử dụng của đề xuất theo OKRs.
4. Nên tính điểm các đề xuất theo OKRs theo chu kỳ như thế nào?
-
Thông thường tổ chức nên đánh giá các đề xuất theo OKRs theo quý. Trong trường hợp tổ chức đã áp dụng được hình thức đề xuất này vào hệ thống ổn định thì có thể đánh giá theo tháng để đảm bảo hiệu quả cao nhất.
5. Thời điểm nào người lao động có thể làm đề xuất theo OKRs?
-
Người lao động có thể làm đề xuất theo OKRs bất cứ khi nào có ý tưởng/hoạt động cần thực hiện để hoàn thành công việc của cá nhân/tập thể một cách tốt nhất.
-
Tuỳ thuộc vào quyết định của tổ chức, có thể quy định một khoảng thời gian cụ thể để thuận tiện cho việc tiếp nhận và phê duyệt các đề xuất.
6. Bước đầu nên áp dụng hình thức đề xuất theo OKRs như thế nào?
-
Thời gian đầu áp dụng, đề xuất theo OKRs nên được thực hiện bởi các Trưởng bộ phận trong tổ chức vì họ là những người đồng thời hiểu mục tiêu của tổ chức và mong muốn của nhân viên cấp dưới nhất.
-
Việc đề xuất theo OKRs cho những hoạt động quan trọng nhất tại thời điểm đó sẽ giúp các Trưởng bộ phận có cái nhìn tổng quát nhất về bộ phận mình phụ trách.